Sistema informativo

Il Sistema Informativo degli Archivi di Stato (SIAS) nell'Archivio di Stato di RIMINI

L'Archivio di Stato di Rimini è fra gli archivi di stato che ha aderito all'iniziativa. Nel aprile 2005 il dott. ha avuto inizio la prima fase del progetto, mediante l'utilizzo del programma "Amanuense Archivista, Versione 3.1", secondo le linee guida del Ministero Per i Beni e le Attività Culturali Direzione Generale per gli Archivi.

Prima di tutto sono stati individuati:

- I complessi documentari conservati presso l'Istituto;
- I soggetti produttori del complesso stesso;
- Gli strumenti di ricerca relativi al complesso documentario, in presenza di questi ultimi;

La prima fase del progetto è stata occasione per verificare lo "stato" dei complessi documentari, reduci da un recente trasloco dalla vecchia sede dell'Archivio di Stato, in alcuni casi in attesa della definitiva collocazione "fisica" nei depositi dell'Istituto.
Si è arrivati quindi, alla realizzazione all'inventario topografico dei complessi documentari che ha permesso di "fotografare" l'esistente sistemazione delle carte e, laddove necessario, si è deciso di attuare piccoli e più razionali spostamenti di alcune serie.


In seguito è stato riscontrato lo stato di conservazione dei documenti e numerosi sono stati gli interventi di ricondizionamento del materiale allo scopo di preservarne lo stato, mediante l'utilizzo di nuovi faldoni, "carta barriera", fettuccia, nuove etichette, cercando di migliorarne lo stato di conservazione (per es. l'"Archivio notarile" e le "Pergamene"). Contestualmente si è proceduto ad un riscontro tra i complessi documentari e i relativi strumenti di ricerca esistenti.


A questo punto sono stati descritti, uno per uno, i complessi documentari conservati nell'Istituto, facendo riferimento alla loro storia, all'inventario topografico, nonché ai metri lineari da essi occupati.
Successivamente, per alcuni complessi documentari sono stati individuati e descritti i Soggetti produttori dei documenti e, infine, gli Strumenti di ricerca esistenti in Archivio di Stato, che sono stati a loro volta collegati al relativo complesso documentario.

 Inserimento e pubblicazione degli strumenti di ricerca - Inventari elettronici

Lavoro senz'altro più impegnativo, è stato ed è, la vera e propria fase di inserimento degli strumenti di ricerca nel programma Amanuense. Attualmente in web è possibile consultarne 10. Il criterio di scelta degli inventari dai quali iniziare l'inserimento ovvero la possibilità che lo studioso ha di poter consultarlo in web, si è basata sulla considerazione dei fondi archivistici maggiormente consultati. Si è ritenuto utile iniziare con il Comune di Rimini pre-unitario (3383 buste) e la raccolta Pergamene (1014-1839, 4500 pergamene) quindi con la presentazione dei relativi progetti al Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Il progetto Pergamene è iniziato ancora prima dell'inserimento dei dati nel programma ma è a questa fase che ci dobbiamo riferire. Sono state descritte e sono stati redatti i regesti nei casi in cui questi mancavano. Attualmente è possibile consultare in web 2673 pergamene, ed è in corso il lavoro di collegamento delle immagini ai singoli documenti. Le immagini, la cui digitalizzazione è stata realizzata a cura dalla ditta Recordata di Fano, sono consultabili presso la Sala di Studio dell'Archivio di Stato di Rimini.