Carta dei Servizi

Carta della qualità dei servizi 2015


I. PRESENTAZIONE
a. CHE COS’È LA CARTA DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI

 

La Carta della qualità dei servizi risponde all'esigenza di fissare principi e regole nel
rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.
Costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di
informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard
promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie
valutazioni anche attraverso forme di reclamo.
L'adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i Beni e le Attività
Culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia
valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto
possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizzazione delle
attività alle aspettative degli utenti. La Carta sarà aggiornata periodicamente per
consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti
attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal
monitoraggio periodico dell'opinione degli utenti.


b. I PRINCIPI


Nello svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato di Rimini si
ispira ai “principi fondamentali” contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei
Ministri del 27 gennaio 1994:

i: Uguaglianza e imparzialità


I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale
trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione,
opinione politica.
L’Archivio di Stato di RIMINI si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e
promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle
persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto
di vista sociale e culturale.
Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione,
assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a
criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.


ii. Continuità


L’Archivio garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di
difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare
tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.


iii. Partecipazione


L’Istituto promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di
gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti,
in forma singola o associata.


iv. Efficienza ed efficacia


Il direttore e lo staff dell’Archivio perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento
dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative
e procedurali più funzionali allo scopo.


II. DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA

a. LA STORIA
L'Archivio di Stato di RIMINI è stato istituito con Decreto Ministeriale, 24 maggio
1997. L'istituzione dell'Archivio di Stato a Rimini consegue all'istituzione della Provincia di
Rimini nel 1995. L'Archivio di Stato è diventato operativo dal 1 gennaio 1999, subentrando
alla precedente Sezione di Archivio di Stato di Rimini, dipendente dall'Archivio di Stato di
FORLÌ, istituita con Decreto Ministeriale del 27 marzo 1972 (aperta al pubblico il 1 giugno
1978), di cui eredita tutti i fondi e i complessi documentari.


b. LA SEDE
L'Archivio di Stato di Rimini ha sede in Piazzetta San Bernardino, 1, nel cuore del
centro storico, presso la Chiesa di San Bernardino e l'attiguo Convento, in un edificio
monumentale, ristrutturato appositamente per sevire da sede dell'Istituto.


c. LA NATURA GIURIDICO-ISTITUZIONALE
L'Archivio di Stato di Rimini, Ufficio Territoriale del Ministero per i Beni e le Attività
Culturali dal 1999, al pari degli altri omologhi Istituti esistenti in ciascun capoluogo di
provincia, cura la conservazione degli atti e dei documenti delle magistrature e degli uffici
provinciali dello Stato preunitario e postunitario relativamente ad affari conclusi da almeno
quarant'anni, degli istrumenti e delle scritture notarili in genere anteriori a cento anni,
nonché di tutti gli altri archivi e documenti divenuti di proprietà dello Stato mediante
acquisti, donazioni, depositi o in quanto relativi ad enti pubblici soppressi.


d. IL PATRIMONIO DOCUMENTARIO
Tra i fondi archivistici principali conservati presso l’Archivio di Stato di RIMINI, è da
annoverare una pregevole raccolta di pergamene (1014-1839), contenente atti di origine e
provenienza diversa. Fra i tanti altri di notevole interesse è la collezione Zanotti raccolta
dall'omonimo cronista riminese vissuto nella seconda metà del XVIII secolo. Si segnalano,
inoltre, gli archivi privati delle nobili famiglie riminesi Marazzani e Martinelli, il catasto
denominato “Calindri”, la documentazione relativa alle Corporazioni Religiose Soppresse,
gli atti dei notai di Rimini e l'Archivio storico del comune di Rimini.


e. LA MISSIONE, I COMPITI E I SERVIZI
Alla funzione della conservazione sono collegate le specifiche attività di riordinamento
ed inventariazione del materiale documentario, propedeutiche ai fini della sua fruizione da
parte di ricercatori, studiosi, utenti in genere. In quanto bene demaniale, il complesso
della documentazione custodita è liberamente consultabile nell'apposita sala studio, ad
eccezione degli atti di natura riservata per i quali vige diversa procedura. Al riguardo un
ruolo di primaria importanza rivestono i funzionari preposti, i quali svolgono compiti di
consulenza, guida, indirizzo, soprattutto nella fase di avvio dello studio. Poiché i documenti
d'archivio costituiscono anche garanzia di certezza del diritto, la loro consultazione per
ragioni amministrative o personali ed il relativo rilascio di copie avvengono nell'attigua sala
visure.
Al fine di assicurare una sempre più capillare e vasta diffusione del bene archivio,
l'Istituto organizza, avvalendosi dell'apposita area ricerca e valorizzazione, seminari,
conferenze, mostre e giornate di studio, talora con il coinvolgimento di enti ed associazioni
culturali, collaborando anche con altri soggetti promotori, per analoghe iniziative. In
archivio è attiva, inoltre, un'area didattica, la quale elabora progetti specifici, coordina e
guida quanti svolgono stage avvalendosi delle fonti presenti, organizza visite guidate a
studenti di scuole di ogni ordine e grado e del locale Ateneo.


III. IMPEGNI E STANDARD DI QUALITÀ
a. ACCESSO
L’Archivio di Stato di Rimini osserva il seguente orario di apertura al pubblico:

Lunedì - giovedì ore 08:00 - 17:30
Venerdì                   08:30 - 13:30


L'Istituto rimane chiuso la domenica, il 14 ottobre, festività del san Gaudenzo,
patrono di RIMINI, e nei giorni delle festività civili e religiose nazionali. Eventuali giorni di
chiusura saranno comunicati al pubblico di volta in volta col dovuto anticipo all’ingresso e
sul sito http://www.archiviodistatorimini.beniculturali.it

b. ACCOGLIENZA
All'esterno dell’Istituto sono segnalati i giorni e gli orari di apertura al pubblico.
All'ingresso esiste un punto di prima accoglienza ed informazione, dove il personale
preposto mette in contatto gli utenti con i responsabili della sala di studio.
La sala di studio è liberamente accessibile anche da utenti disabili.
Sul sito dell’Archivio saranno pubblicate di volta
in volta tutte le utleriori informazioni relative all’accoglienza e all’accesso.


c. FRUIZIONE
Tutti i fondi conservati presso l’Archivio di Stato di RIMINI, che non siano in cattivo
stato di conservazione o al restauro, il cui elenco sarà reso disponibile in Sala di Studio e
pubblicato sul sito, sono consultabili, salvo che non contengano documenti di carattere
riservato (per i quali va richiesta apposita autorizzazione al Ministero dell'Interno).
L'Archivio di Stato di Rimini è dotato di una Biblioteca a disposizione degli utenti della
sala di studio. La Biblioteca dell’Archivio di Stato di RIMINI aderisce al Sistema
Bibliotecario Nazionale; il suo catalogo è, perciò, consultabile in remoto dal sito dell’SBN o
dall’OPAC del Polo Bibliotecario Romagnolo. Non è ammesso il prestito esterno.


d. EFFICACIA DELLA MEDIAZIONE
La sala di studio dell’Archivio di Stato di Rimini ha la seguente capacità ricettiva:
18 posti di consultazione
1 terminali a disposizione degli utenti
4 prese elettriche per portatili
La distribuzione del materiale archivistico subisce le seguenti limitazioni:
10 pezzi che possono essere richiesti al giorno (mattino)
2 richieste al massimo per studioso (mattino)
5 pezzi che possono essere richiesti al giorno (pomeriggio)
1 richiesta al massimo per studioso (pomeriggio)
Il tempo di attesa è di 5 minuti. Il materiale può rimanere a disposizione degli utenti
in Sala di Studio per un massimo di 15 giorni a richiesta.
Gli utenti della sala di studio possono usufruire dell’assistenza del personale addetto
al servizio, dell’archivista e del Direttore.
Per quanto riguarda l’inventariazione:
70% del materiale è dotato di strumenti di consultazione analitici
(inventari cartacei o informatici)
30% del materiale è dotato di strumenti di consultazione
sintetici o di massima (repertori cartacei o informatici)


e. RIPRODUZIONE
Il rilascio di fotocopie e di copie digitali avviene previa compilazione di apposito
modello e versamento dell'importo dovuto come da tariffario allegato, entro sei giorni dalla
data della richiesta.
La fotoriproduzione dei libri è consentita solo nel rispetto della normativa di tutela del
diritto d’autore.
Le fotografie vengono eseguite con macchina fotografica dell’Archivio o con mezzi
propri. Le scansioni (o, genericamente, le acquisizioni digitali di ogni altro tipo) di
documenti o fotografie dell’Archivio sono sottoposte in tutto e per tutto alle medesime
disposizioni che riguardano le fotografie.

Per riproduzioni presso servizi esterni (effettuabili sempre e solo su prenotazione) è
necessaria la previa autorizzazione della Direzione e la disponibilità del personale di Sala di
Studio.
Le riproduzioni sono sottoposte al pagamento di diritti secondo quanto indicato dal
TARIFFARIO (si veda la pagina Servizi)

 

f. RICERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA
È possibile richiedere notizie sulla documentazione conservata, per motivi di studio,
per uso giuridico-amministrativo e personale per posta, fax o posta elettronica. La richiesta
va indirizzato al Direttore, che provvederà ad assegnarla al personale di Sala di Studio o
indirizzarla all’Amministrazione competente, se diversa dall’Archivio. Sarà fornita risposta
entro 30 giorni lavorativi.
Gli inventari dell’Archivio di Stato di Rimini sono consultabili in remoto dal sito del
Sistema Informativo degli Archivi di Stato (http://www.archivi-sias.it) oppure, in alcuni
casi, direttamente dal sito dell’Archivio di Stato (http://www.archiviodistato.rimini.it) a cui
sono rimandate in genere le ricerche per corrispondenza.
Le ricerca per corrispondenza relative ai fondi dello Stato Civile sono indirizzate al
Comune competente.


IV. TUTELA E PARTECIPAZIONE

a. RECLAMI, PROPOSTE, SUGGERIMENTI

In caso di mancato rispetto degli impegni assunti con la Carta dei Servizi gli utenti
possono avanzare reclami compilando l’apposito modulo disponibile nella sala di studio,
consegnandolo al personale incaricato o inviandolo per lettera o tramite posta elettronica,
alla Direzione dell’Ufficio.
L’Archivio effettua un monitoraggio periodico dei reclami; si impegna a rispondere
entro 30 giorni. In caso di reclamo motivato, l’Istituto prevede, quale forma di ristoro, il
dono di pubblicazioni edite dall’Archivio di Stato di Rimini e l’invito a manifestazioni
culturali organizzate dall’Istituto.
Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento
dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi.


b. COMUNICAZIONE
La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all’ingresso della struttura e sul sito
Internet dell' Archivio di Stato di Rimini.


c. REVISIONE E AGGIORNAMENTO
La Carta della Qualità dei Servizi dell’Archivio di Stato di RIMINI sarà sottoposta ad
aggiornamento periodico ogni tre anni.