Regolamento di Sala Studio

 

Regolamento della Sala di Studio

Nelle Sale di Studio non è possibile introdurre cibi o bevande, borse, cartelle ed altri simili contenitori da depositarsi negli appositi armadietti posti all’ingresso. Negli ambienti adibiti alla consultazione della sede di Forlì è attivo un servizio di videosorveglianza. Sono inoltre possibili controlli e ispezioni in entrata e in uscita.
Si raccomanda di non lasciare incustoditi oggetti ed effetti personali, di cui l’Amministrazione non è in alcun modo responsabile, e di osservare il silenzio, ivi incluso il divieto di utilizzo di telefoni cellulari.
Per essere ammessi ad effettuare ricerche presso l’Archivio è necessaria l’autorizzazione della Direzione; l’autorizzazione è valida per l’anno solare in corso e per l’ambito di ricerca indicato ed ha carattere strettamente personale.
Al momento dell’ingresso in Sala di consultazione l’utente è tenuto ad apporre la propria firma leggibile sul registro delle presenze giornaliere e a compilare, datare e firmare una domanda di ammissione su apposito stampato, fornito dal personale di Sala di Studio o scaricabile dal presente sito, dove saranno riportati, a cura dell’utente, le proprie generalità, gli estremi del documento d’identità in corso di validità e l’argomento della ricerca: per ogni ambito di ricerca occorre compilare una domanda di ammissione relativa. Sottoscrivendo la domanda, l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali nel rispetto della normativa vigente in materia.
Durante l’orario mattutino, dalle ore 8.15 alle ore 13.45, l’utente può richiedere 4 unità archivistiche per ogni presa, per un massimo di 3 prese. Durante l’orario pomeridiano, dalle ore 13.45 alle ore 17.15, l’utente può richiedere 2 ulteriori unità archivistiche. Le richieste vanno effettuate compilando le apposite schede. Il prelievo delle unità archivistiche dai depositi si interrompe alle ore 16.30. E’ possibile effettuare la prenotazione del materiale, fino a un massimo di 4 unità archivistiche ed entro le ore 13.45, anche mediante una richiesta telefonica al numero 0541 784474, inviando una email all’indirizzo as-rn@beniculturali.it e/o compilando gli appositi form su questo sito.
La consultazione è consentita per un’unità archivistica per volta. La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
La consultazione è strettamente personale e non è consentito lo scambio di unità archivistiche fra utenti senza autorizzazione del responsabile di Sala di Studio. Lo studioso è tenuto a riconsegnare la documentazione nelle medesime condizioni in cui l’ha ricevuta, accertandosi di aver ben chiuso il fascicolo o la busta. Qualora la documentazione si presenti in disordine o in precario stato di conservazione, lo studioso è pregato di avvertire il personale.
È vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità e/o alterare l’ordinamento interno in fogli o fascicoli della documentazione; è assolutamente vietato apporre annotazioni, anche a matita, sui documenti o appoggiarvi fogli di lavoro. È altresì vietato trasferire i documenti in consultazione fuori dalla Sala di Studio.
Lo studioso che si renda colpevole di sottrazioni o danneggiamento di qualsiasi natura del patrimonio dell’Istituto sarà escluso dalla Sala di Studio e, nei casi più gravi, ne sarà stabilità l’esclusione temporanea o definitiva dalle Sale di Studio di tutti gli Archivi; sarà inoltre deferito all’autorità giudiziaria per il risarcimento del danno cagionato e per le eventuali sanzioni penali.
A consultazione ultimata, lo studioso è tenuto a far scaricare dal personale addetto l’unità archivistica consultata per la sua ricollocazione nei depositi. Può tuttavia, nel caso necessiti di proseguire nella consultazione, trattenere in giacenza a suo nome fino a 4 unità archivistiche per non oltre 30 giorni.
Lo studioso si impegna, in caso di utilizzazione dei documenti dell’Archivio di Stato di Rimini per cui ha richiesto e ottenuto autorizzazione, a citarne la fonte e a fornire all’Istituto copia dell’eventuale pubblicazione o della tesi di laurea o dottorato.

Gli studiosi sono tenuti a prendere visione e a rispettare il presente regolamento.

Per quanto attiene le modalità relative al servizio di fotoriproduzione si rinvia alla pagina dedicata su questo sito.

Per quanto non precisato espressamente nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato, consultabile anche sul sito web dell’Istituto alla voce Normativa.

Consultazione dei documenti a fini amministrativi

Per la consultazione dei documenti a fini amministrativi gli interessati sono tenuti a presentare domanda, compilando un apposito stampato, fornito dal personale di Sala di Studio o scaricabile dal presente sito, dove saranno riportati, a cura dell’utente, le proprie generalità, gli estremi del documento d’identità in corso di validità e l’indicazione dei documenti richiesti in visione. Sottoscrivendo la domanda, l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali nel rispetto della normativa vigente in materia. La consultazione è a carattere gratuito.

La consultazione della documentazione si intende a fini amministrativi nel caso sia effettuata da un tecnico o da un professionista (geometra, architetto, ingegnere, periti o altre similari professionalità), anche delegato dalla proprietà, per quanto riguarda visure catastali (in particolare volture relative a fabbricati), visure di titoli di trascrizione immobiliare o di altro materiale della Conservatoria dei Registri Immobiliari, visure di pratiche di successione, visure di pratiche relative al collaudo sismico di fabbricati, visure di licenze edilizie. Le eventuali riproduzioni del materiale consultato seguiranno le modalità utilizzate per le copie a fini non di studio.

Nel caso la stessa tipologia di materiali venga consultata con finalità di ricostruzione storica in ambito genealogico o relativamente alle proprietà immobiliari o terriere di famiglia da parte del diretto interessato o da un tecnico delegato, dietro presentazione dell'apposito modulo di richiesta per la consultazione di documenti amministrativi per motivi di studio e di documenti comprovanti la proprietà dell’immobile o del terreno, la consultazione non verrà considerata con finalità amministrativa e le eventuali copie dei materiali consultati potranno essere rilasciate in carta semplice.

Consultabilità dei documenti


I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, fatta eccezione, come previsto dalla normativa vigente, Codice dei beni culturali e del paesaggio – D. Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004, art. 122, tit. II – capo III e successivi aggiornamenti, per:

i documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquant’anni dopo la loro data;
i documenti contenenti dati sensibili quali lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, consultabili settant’anni dopo la loro data;
i documenti contenenti dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quarant’anni dopo la loro data;
i documenti versati all’Archivio di Stato prima dei termini previsti dalla legge, che pertanto risultano non consultabili fino alla naturale scadenza prevista dalla normativa vigente.

È prevista, secondo il Codice dei beni culturali e del paesaggio e successivi aggiornamenti, la possibilità di autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini. La domanda, indirizzata al Direttore dell’Archivio di Stato, è inoltrata, unitamente al suo parere, alla Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’Interno. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione mantengono il loro carattere riservato e non possono essere diffusi.

L’Archivio di Stato provvederà a comunicare al richiedente l’accoglimento o meno della domanda di autorizzazione alla consultazione.

Alla stessa disciplina sono assoggettati i documenti di proprietà privata depositati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici o agli archivi medesimi donati, venduti o lasciati in eredità o legato. Le limitazioni non operano nei riguardi dei depositanti, donanti o venditori e di qualsiasi altra persona designata, come pure per gli aventi causa dai depositanti, donatori o venditori, qualora si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali siano interessati a titolo di acquisto.

È consentito infine l’accesso agli atti amministrativi, così come previsto dalla L. n. 241 del 7 agosto 1990 e successive modifiche e integrazioni, compilando un apposito stampato, fornito dal personale di Sala di Studio o scaricabile dal presente sito.